Let My People Go!

Meget Bedre Møder

Hånden på hjertet – hvor gode er de møder du holder? Går deltagerne fra dine møder og er helt høje fordi der var en super stemning, de fik lov til at bidrage med en masse gode ideer og der blev produceret noget spændende på mødet? Eller går de fra dine møder og tænker “Jeg vil ha’ de to timer af mit liv tilbage?”

Møder kan være en kilde til meget stor arbejdsglæde, men er det desværre ikke altid. Statistikker viser at:

  • Vi bruger meget tid i møder – typisk 6-10 timer/uge. For ledere kan det sagtens være 30 timer/uge eller mere.
  • Vi bruger mere og mere tid i møder – tidsforbruget stiger år for år.
  • Meget af mødetiden er spildt – 15-25% spildtid ifølge forskellige undersøgelser.
  • Dårlige møder skader arbejdsglæde, innovation og bundlinien.

Dårlige møder tapper dine medarbejdere for energi og bliver et ugentligt (eller dagligt!) tilbagevendende irritationsmoment. Som en medarbejder fra en dansk arbejdsplads sagde til mig: “Jeg har lægeerklæring på, at jeg får næseblod i alle møder, der varer over 10 minutter!”

Jeg vil gerne give dig et tip, som med et slag kan gøre alle dine møder dobbelt så effektive. Mindst! Er du klar? Du skal gøre alle møder frivillige. Så enkelt er det. Fra nu af kan du ikke længere indkalde folk til møder du kan kun invitere dem og hvis de mener, at de har noget vigtigere at lave på jobbet, så kan de vælge at blive væk.

Det skridt, er der desværre mange ledere der ikke tør tage. “Hvad nu hvis der ikke kommer nogen til mit møde?” lyder klagerne. “Hvad nu hvis Jette skal være der for at vi kan træffe en beslutning, men Jette ikke kommer? Ender det ikke i det rene anarki?”

Helt ærligt – dine medarbejdere og kolleger er voksne mennesker. Er de ikke selv i stand til at vurdere, hvordan de skal disponere deres tid? Er de ikke selv i stand til at vurdere om det er bedst for arbejdspladsen at de deltager i et givet møde eller om de hellere skal lave noget andet? Hvis du ikke stoler på, at de kan træffe det valg for sig selv, hvorfor i alverden har du så ansat dem?

På mange danske arbejdspladser er det i princippet OK at fravælge et møde, men i praksis er der aldrig nogen der gør det. Det er blevet en uskrevet regel, at når chefen indkalder til møde, så dukker man op, uanset om man kan bidrage på mødet eller ej og uanset hvor travlt man i øvrigt har med andre opgaver.

Du skal gøre en ende på det tankesæt en gang for alle. Du skal gøre det klart for dine medarbejdere, at de har ansvaret for deres egen tid og at du kun forventer at folk deltager i dine møder, hvis det er den bedste udnyttelse af deres tid på den givne dag.

Når alle møder er frivillige, bliver møderne bedre på en lang række punkter.

  1. Deltagerne har alle valgt at være der og det giver mere energi og engagement. Der sidder ikke nogen og checker emails eller SMSer.
  2. Det giver mere kreativitet og bedre beslutninger i mødet. Deltagere, som ikke gider være der, har sjældent mange gode ideer med til mødet.
  3. I får mindre spildtid, fordi alle deltagerne kan bidrage.
  4. I får bedre opfølgning på beslutninger på mødet.

Og bedst af alt: Du behandler dine medarbejdere som voksne mennesker, der er i stand til at prioritere deres egen tid og arbejdsindsats. Det er centralt, fordi mennesker har det med at leve op (eller ned) til de forventinger vi viser, at vi har til dem.

Så sæt dine medarbejdere fri fra lange, kedelige møder. Hvis du tør!

Denne tekst er oprindeligt bragt som ledelsesklumme i JyllandsPosten.

Læs mere om vores nyeste produkt: Meget Bedre Møder!

Skrevet af alexander

Alexander stiftede Arbejdsglæde nu i 2003 og er en af verdens førende eksperter i emnet. Han har skrevet 5 bøger om arbejdsglæde og holdt hundredevis af foredrag i næsten 50 lande.

2 kommentarer

  1. Umiddelbart kan det sagtens fungere at gøre dem frivillige. Det er jo lidt samme koncept som Open Space Technology bygger på – de strukturerede kaffemaskinesamtaler.
    Vi har fornyligt i vores virksomhed holdt en “Udviklingsdag” – mit forslag om at holde det på Open Space Technology-måden endte med at blive valgt, men det var ikke uden mange overvejelser fra ledelsen. Det ER svært at give slip på den måde – men det virker jo!
    Umiddelbart tror jeg dog at der også er noget i at vænne medarbejderne til den frihed, førend at de bruger den på den rigtige måde. Men det kan helt sikkert sagtens fungere.

  2. Ja alle møder er på min arbejdsplads frivillige, problemet er, at jeg arbejder i sundhedssektoren, hvor det ofte varierer meget hvem der er på arbejde. Vi kan så vælge at møde op selvom vi har fri/aftenvagt/nattevagt, det er bare de færreste der gør det, dermed bliver vores møder ofte kun med deltagelse af 1-2 personer udover ledelsen og på grund af at “alle jo bare kunne komme” (vi får afspadsering time-til-time for at dukke op) ja så bliver der indmellem taget nogle ret gennemgribende beslutninger, som ikke nødvendigvis er adviseret via dagsordenen.

Skriv en kommentar